Business-Intelligence-Projekt optimiert Einkaufsmanagement

Für Fertigungsunternehmen ist es oft sinnvoll, den Materialeinkauf fertigungsnah zu steuern und abzuwickeln. Dabei kommen lokal die unterschiedlichsten IT-Systeme zum Einsatz. Demgegenüber steht der Wunsch der Unternehmenszentrale nach einem werksübergreifend optimierten Einkaufsmanagement mit der Transparenz über Preise und deren Entwicklung, Einkaufsvolumen, Prozesse und Lieferantenbeziehungen. Ein Nutzfahrzeughersteller hat diese scheinbar widersprüchlichen Zielsetzungen in einem Business-Intelligence-(BI-)Projekt mittels „SAP BW“ vereint.

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Mit dem Erwerb von Business Objects hat SAP neue Wege geschaffen, um Daten aus verschiedensten Quellsystemen in ein durchgängiges Front End Reporting und Controlling zu integrieren. Gerade weltweit aktive Unternehmen mit unterschiedlich großen Standorten und folglich oft sehr unterschiedlichen IT-Systemen – von SAP über kleinere ERP-Lösungen bis zu Excel – können davon profitieren. Denn auch ohne SAP in den letzten Winkel des Unternehmens ausrollen zu müssen, erhalten die Unternehmen Transparenz und damit die Möglichkeit für ein zentrales Controlling sowie die Harmonisierung und Optimierung von Prozessen.

Das Projektbeispiel eines weltweit aktiven Nutzfahrzeugherstellers zeigt, wie sich etwa ein fertigungsnah organisierter, dezentraler Einkauf konzernweit analysieren und kostensenkend optimieren lässt. In nur vier Monaten erhielt die Zentrale über eine mit SAP Business Objects realisierte BI-Lösung ein tagesgenaues, automatisiertes Reporting-System mit einheitlichen KPIs und der Möglichkeit zu vertiefenden Ad-hoc-Analysen.

Die Herausforderung: globale Inkonsistenzen durch lokales Agieren

In seinen global verteilten Werken organisiert der Fahrzeughersteller die Materialbeschaffung fertigungsnah und damit dezentral. Ziele dieser Organisationsstruktur sind eine höhere Flexibilität in der Fertigung und das Verankern von Verantwortung für Liefertreue und Qualität in den lokalen Werken.

Bedingt durch die sehr unterschiedliche Historie, Größe und Aufgabenstellung der einzelnen Werke wird der Materialeinkauf über unterschiedlichste IT-Systeme angestoßen, abgewickelt und erfasst. Im konkreten Fall des Nutzfahrzeugherstellers reichte das Spektrum von SAP, über BAAN und Navision bis hin zu Excel.

Erste Versuche der Zentrale über eine Access-Anwendung mehr Transparenz zu gewinnen, zeigten nicht nur, dass die Übertragung der Daten aus den unterschiedlichen Quellsystemen so nur mit sehr großem manuellen Aufwand zu schaffen war. Zusätzlich wurde deutlich, dass die in den Systemen vorhandenen Daten zu Preisen nicht vergleichbar waren. Je nach Region wurden Preiskomponenten wie Steuern, Zuschläge oder Logistikkosten unterschiedlich behandelt und erfasst. Doch die Analyse in Access offenbarte auch, dass von gleichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen gekauft wurde oder Einkaufsmanagement und -prozesse regional von unterschiedlicher Qualität waren. All dies erhöhte den Handlungsdruck auf den zentralen Einkauf für Produktionsmaterial, über eine Optimierung und Standardisierung der Einkaufsprozesse mehr Transparenz über die weltweiten Einkaufsaktivitäten zu erhalten, um nachfolgend Prozesse, Preise und Konditionen weltweit optimieren zu können.

Bestandsaufnahme und Definition der ETL-Prozesse

In einem ersten Schritt wurde von SAP- und BI-Experten der Wassermann AG zunächst der Status aller Standorte erfasst. Welche Systeme waren wo im Einsatz? Wie stand es um Struktur und Qualität der Daten? Anschließend wurden die ETL-Prozesse (Extract, Transfer, Load) exakt definiert. Dabei wurden die Daten harmonisiert, also definiert, was beispielsweise unter einem Standardpreis zu verstehen ist und wie variable/fixe Zuschläge oder Logistikkosten erfasst und übertragen werden. Je nach Standort wurden für die Datenübertragung an das zentrale SAP Business Information Warehouse (BW) direkte Schnittstellen oder Flatfiles genutzt...

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